Xataka – Microsoft Excel: 21 funciones, trucos y consejos para exprimir al máximo la app de hojas de cálculo

Hoy te traemos una lista con 21 trucos para sacarle el partido a Microsoft Excel, la aplicación más popular para crear y abrir hojas de cálculo en formato XLS, incluida como parte de la suite de Microsoft Office. Con Excel puedes hacer de todo, desde llevar organizar tus gastos a crear facturas, calendarios o gráficas.

El artículo los vamos a orientar sobre todo a los usuarios que están empezando con Microsoft Excel, aunque es posible que quienes ya tienen unas cuantas hojas de cálculo a sus espaldas encuentren algún dato que les sea de utilidad. Como siempre decimos en Xataka Basics, si eres un experto en Excel y conoces otros trucos que merecen estar en la lista, no dudes en hacérnoslo saber en la sección de comentarios.


Seleccionar todo

Empezamos la lista con el truco más sencillo y que puede ser de mayor utilidad para quienes no lo conocen. En Excel puedes seleccionar una columna o fila al completo haciendo clic en su fila, pero también puedes seleccionar todas las columnas y filas pulsando el icono de la esquina. Si prefieres los atajos de teclado, puedes usar Control + E o Control + A, según si tienes Excel en español o en inglés.

Office en modo oscuro

Windows 10 tiene modo oscuro y también las versiones más recientes de Excel. Si vas a a los ajustes de Microsoft Excel, verás que hay varios temas para elegir, incluyendo un tema oscuro o la posibilidad de respetar la configuración del sistema. Es decir, si Windows 10 está en modo oscuro, que Office cambie al modo oscuro.

Entra en el menú Archivo y toca en Opciones

En la pestaña General, busca el apartado Tema de Office

Cambia el tema a Negro

Resalta duplicados

Con frecuencia es útil localizar y detectar los datos duplicados en una hoja de Excel. Hay varios modos en los que puedes hacer esto, pero la forma más fácil de buscar duplicados en Excel es usando el resaltado de celdas por condiciones, que colorea las cifras que se repiten.

Selecciona las filas o columnas que quieres analizar

Cambia a la pestaña Inicio, en la cinta de Office

Haz clic en Formato condicional

Dentro del submenú Reglas para resaltar celdas, elige Valores duplicados

Pulsa Aceptar

Los valores duplicados aparecerán en otro color

Pasa de PDF a Excel

Las hojas de Excel son generalmente archivos XLS o XLSX, pero en ocasiones te puedes topar con todo tipo de situaciones, como que te manden una tabla incluida dentro de un PDF y tengas que ingeniártelas para importarla en Excel. Por suerte, Excel tiene una herramienta para obtener datos desde archivos que te será útil, al menos, en algunos casos.

Crea una nueva hoja en blanco en Excel

Haz clic en la pestaña Datos

Haz clic en Obtener datos

Elige Desde un archivo

Si te aparece la opción, elige Desde un PDF. Si no, Desde el texto/CSV

Elige el documento PDF entre tus archivos

Haz doble clic sobre el nombre del archivo

Pulsa en el campo llamado Table

Si la previsualización que se muestra es correcta, haz doble clic en Table

Pulsa Cerrar y cargar

Fija una columna o fila

Cuando tienes una tabla en Excel con un montón de datos, tendrás que usar el desplazamiento vertical u horizontal para verlos. Al hacerlo, pierdes visibilidad de las cabeceras que explican a qué corresponde cada columna o fila. La solución es fijar columnas o filas, para que se queden siempre visibles.

Selecciona la columna o fila que quieres fijar

Haz clic en la pestaña Vista

Haz clic en Inmovilizar

Elige la opción correspondiente. Inmovilizar paneles fijará todas las filas y columnas seleccionadas, Inmovilizar fila superior dejará la fila superior siempre visible e Inmovilizar primera columna mantendrá la primera columna aunque te desplaces a la derecha

Combina y divide celdas

Maquetar una hoja de cálculo en Microsoft Excel supone un reto pues estás limitado a filas o columnas. Puedes cambiar sus tamaños, pero el cambio se aplica a toda la columna o fila. Un recurso muy útil es combinar celdas para tener más flexibilidad sobre el diseño final de tu documento. Además de combinarlas, también las puedes dividir y separar.

Para combinar celdas, selecciona las celdas que quieres unir

En la pestaña Inicio, haz clic en Combinar celdas, dentro de Alineación

Para dividir celdas combinadas, selecciona la celda combinada y pulsa el mismo botón

Bloquea celdas para que no se puedan editar

Cuando creas una hoja de cálculo de la que te sientes orgulloso, normalmente no pasa mucho tiempo desde que la compartes con alguien y al momento ha roto la mitad de las fórmulas. Una solución es bloquear ciertas celdas para que no se puedan editar por nadie más que tú (o quien tenga la contraseña).

Selecciona todas las celdas de la hoja

Haz clic en el botón con una flecha en Fuente, en la pestaña Inicio

Haz clic en la pestaña Proteger

Desmarca Bloqueada y pulsa Aceptar

Selecciona las filas que quieres proteger

Haz clic de nuevo en el botón de la flecha en Fuente

En la pestaña Proteger, marca Bloqueada

Toca en la pestaña Revisar en la cinta de Excel

Haz clic en Proteger y Proteger Hoja

Escribe la contraseña que quieres usar y pulsa Aceptar

Ordena las celdas alfabéticamente

Una cosa muy útil que puedes hacer con una tabla de datos en Microsoft Excel es ordenarla alfabética o numéricamente, manteniendo la relación entre las filas o columnas. Te ahorrará más de un susto y además te facilitará filtrar e interpretar los datos. Lo mejor de todo es que ordenar una tabla alfabéticamente es tan fácil como hacer dos clics.

Selecciona las celdas que quieres ordenar

Toca en la pestaña Inicio en la cinta de Excel

En Edición, toca en Ordenar y filtrar y elige Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A, según corresponda

Si quieres mantener la relación con las celdas adjuntas, selecciona Ampliar la selección cuando te pregunte Excel

Borde diagonal en una celda

Microsoft Excel mantiene las opciones para configurar los bordes de una celda siempre visibles en la pestaña Inicio, pero hay opciones avanzadas donde hay muchas más opciones. Por ejemplo, puedes añadir un borde en diagonal a una celda.

Selecciona la celda

En la pestaña Inicio, haz clic en la flecha en el botón de Bordes

Elige Más bordes

En la previsualización, haz clic en mitad de la celda

Cambia filas por columnas

Cuando tienes una serie de datos para incorporar en una tabla, te toca elegir qué vas a poner en cada eje: si será una tabla principalmente vertical o en apaisado. Si más tarde cambias de opinión, siempre puedes transponer una tabla para cambiar las filas por columnas y vice versa.

Seleccionar todas las filas y columnas

Cópialas al portapapeles con Control + C

En una celda vacía, haz clic derecho y elige Pegado especial

En el menú que se muestra, elige Transponer

Añade una lista desplegable

Si necesitas homogeneidad en los datos de Excel, te puede ser útil que los valores posibles para un campo estén en una lista cerrada, en lugar de permitir cualquier dato que el usuario quiera introducir. Una forma sencilla de hacerlo es creando una lista desplegable de valores válidos para una celda.

Selecciona una celda

Haz clic en la pestaña Datos

Haz clic en Validación de datos

Elige Lista

Escribe los elementos de la lista separados por una coma, sin espacios

Elimina columnas en blanco

Parte del trabajo de filtrar y navegar por los datos de una tabla es encontrar los valores inválidos o que están en blanco. Microsoft Excel incluye una opción especial con la cual puedes buscar y seleccionar las celdas en blanco de la selección actual, pudiendo así eliminarlas o cualquier otra tarea que necesites.

Selecciona el rango de filas y celdas en la que quieres buscar

En la pestaña Inicio, haz clic en Edición

Haz clic en Buscar y Reemplazar e Ir a especial

Marca Celdas en blanco y pulsa Aceptar

Esto seleccionará las celdas. Las puedes borrar con el menú Celdas > Eliminar, en la pestaña Inicio

Automatízate con macros

Manipular o crear hojas de cálculo en Microsoft Excel puede ser una tarea tremendamente repetitiva, a no ser que aproveches la potencia de las macros de Excel para grabar y repetir acciones que usas con frecuencia. Básicamente, Excel toma nota de todo lo que haces mientras grabas la macro y lo repetirá cuando la ejecutes.

Toca en la pestaña Vista

Haz clic en Macros

Elige Grabar macro

Escribe un nombre y un atajo para tu macro

Pulsa Aceptar

Haz las acciones en Excel que quieres que se graben en la macro

Cuando termines, usa el botón Detener macro, en el apartado Macros

Usa el atajo de teclado cada vez que quieras reproducir tu macro

Activa el autoguardado

Las versiones más recientes de Microsoft Excel mantienen el botón de guardado automático bien visible: está literalmente en la barra superior de la aplicación, en la parte superior izquierda. Este guardado automático te asegura que todo lo que haces queda registrado y a salvo, aunque el PC se apague de forma súbita. Para funcionar, sube tu documento a tu nube de OneDrive.

Pulsa el botón de autoguardado en la barra superior de Excel

Elige tu cuenta de OneDrive

Ponle un nombre a tu documento

Protege un documento con contraseña

Si necesitas asegurarte de que un documento de Microsoft Excel no caerá en malas manos, la forma más fiable que tienes es cifrarlo con contraseña. Aunque alguien adquiera el documento, no lo podrá abrir a no ser que conozca la contraseña.

Abre el menú Archivo

Entra en Información

Haz clic en Proteger libro y elige Cifrar con contraseña

Escribe la contraseña que quieres usar

Escribe de nuevo la contraseña para confirmar

Números que empiezan por cero

A veces Microsoft Excel se pasa de listo. Por ejemplo, cuando intentas escribir un número que empieza por cero por cualquier motivo, como por ejemplo que sea un número de teléfono donde se deba marcar dicho cero. Al escribir un número que empieza por cero, Excel omite el cero, pero es posible hacer que lo mantenga

Añade un ‘ antes del cero. Por ejemplo, en lugar de 01234, escribe ‘01234

Personaliza los atajos rápidos

Las versiones más recientes de Microsoft Excel tienen una serie de atajos rápidos en la barra superior en la forma de iconos. Estos son de fábrica el guardado automático, guardar, deshacer y rehacer, pero puedes cambiarlos haciendo clic en el icono de la flecha y marcando o desmarcando a tu antojo.

Haz clic en la flecha hacia abajo en la barra superior de Excel

Marca los elementos que quieras incluir como atajos rápidos

Desmarca aquellos que quieras ocultar

Corrección automática de texto

Abre el menú Archivo

Haz clic en Opciones y luego entra en Revisión

Pulsa Opciones de Autocorrección

Añade el texto que quieres reemplazar en Reemplazar (por ejemplo XTK) y el texto que se usará, en Con (por ejemplo, Xataka).

Pulsa Aceptar

Las fórmulas más importantes

Microsoft Excel tiene más de 400 fórmulas en total, aunque en el día a día hay algunas que aparecen con mucha más frecuencia que otras. Estas son algunas de las fórmulas esenciales de Excel que te pueden ser de más útilidad al crear una hoja de cálculo.

SUMA. Esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo: =SUMA(A1:A50)

PROMEDIO. Esta fórmula devuelve promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)

MAX y MIN. Esta fórmula te devuelve el mayor valor o el menor valor del conjunto que le pases como parámetro. Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)

SI.ERROR. Sirve para devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error, como al aparecer divisiones por cero. Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),»Ha habido un error»)

SI. Devuelve un valor distinto según si se cumple una condición o no. Ejemplo: =SI(B2=»Madrid»,»España»,»Otro país»)

CONTARA. Esta fórmula sirve para contar cuántos valores hay en la selección que le pases, ignorando solo las celdas que estén vacías. Ejemplo: =CONTARA(A:A)

CONTAR.SI. Parecida a la anterior, pero cuenta los valores siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos que le indiques como parámetro. Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, «Pepe»)

ALEATORIO.ENTRE. Devuelve un número aleatorio entre los dos números que le pases como parámetros. Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)

DIAS. Te dice cuántos días hay entre las dos fechas que le pases como parámetros. Ejemplo: =DIAS («2/2/2018», B2)

AHORA. Genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan. Ejemplo: =AHORA()

HIPERVINCULO. Te permite crear un enlace en Excel con un texto personalizado. Ejemplo: =HIPERVINCULO ( «http://www.google.com», «Visita Google»)

REEMPLAZAR. Con esta fórmula puedes insertar o reemplazar parte de un texto, en una posición concreta. Ejemplo: =REEMPLAZAR ( «Feliz Navidad», 6, 8, » Hanukkah»)

CONCATENAR. Devuelve como resultado la unión de los valores de las celdas que le pases como parámetro. Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)

ESPACIOS. Elimina los espacios adicionales que haya en el texto que le pases como parámetro. Ejemplo: =ESPACIOS ( F3 )

ENCONTRAR. Te devuelve la posición en la que se encuentra un texto dentro de otro, o un error si no se encuentra el texto. Ejemplo: =ENCONTRAR ( «aguja», «pajar» )

Plantillas para todo

Empezar un documento de Excel con una pantalla en blanco puede resultar intimidante. Por suerte, Microsoft Excel tiene infinidad de plantillas para organizarlo todo, y sin ir muy lejos. Estas plantillas de Excel son accesibles directamente desde la aplicación.

Ve al menú Archivo

Haz clic en Nuevo

Verás las plantilla en la parte inferior

Puedes usar el buscador o navegar por las categorías para ver más resultados

Atajos de teclado

Una forma de aumentar tu productividad con Microsoft Excel es aprovechar sus numerosos atajos de teclado. Son más de 150 atajos en total con los que puedes hacer prácticamente de todo. Además, pulsando la tecla Alt de tu teclado verás que se resalta cada opción con una letra para que puedas virtualmente pulsar cualquier botón sin mover el ratón.


Atajo Acción
F1 Muestra la ayuda de Excel
F2 Entra en modo de edición para la celda activa
F3 En caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de diálogo «Pegar nombre»
F4 Repite la última acción
F5 Ir a
F6 Te mueves entre los paneles de un libro de dividido
F7 Revisión ortográfica
F8 Activa el modo Ampliar selección
F9 Resuelve las fórmulas que tengas en las hojas tus libros abiertos
F10 Activa la barra de menús
F11 Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado
F12 Guardar cómo
AvPág Desplazarse una pantalla abajo dentro de la hoja
RePág Desplázate una pantalla arriba dentro de la hoja
Alt Activa la barra de menús
Entrar Acepta la entrada de una celda y selecciona la inferior
Esc Cancela diálogos y cancela la entrada de una celda
Espacio Activa o desactiva las casillas de verificación en cuadros de diálogo
Fin Activa o desactiva el «Modo final»
Inicio Moverse al principio de la fila de tu celda
Retroceso Borra el contenido de una celda. Entra en el modo de edición
Suprimir Borra el contenido de una celda
Tabulador Completa la entrada de una celda. Selecciona la celda a la derecha
Teclas de dirección Muévete a las celdas de arriba, abajo, izquierda o derecha
Control + A Cuadro de diálogo «Abrir»
Control + B Cuadro de diálogo «Buscar»
Control + C Copia el contenido de las celdas seleccionadas
Control + D Copia la fórmula a la derecha del rango seleccionado
Control + E Selecciona todas las celdas de tu hoja de cálculos
Control + G Cuadro de diálogo «Guardar»
Control + I Cuadro de diálogo «Ir a»
Control + J Copia la fórmula hacia abajo del rango seleccionado
Control + K Pon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado
Control + L Cuadro de diálogo «Reemplazar»
Control + N Pon o quita el formato negrita en el texto seleccionado
Control + P Cuadro de diálogo «Imprimir»
Control + R Cierra tu libro activo
Control + S Pon o quita el formato subrayado en el texto seleccionado
Control + T Cuadro de diálogo «Crear tabla»
Control + U Crea un nuevo libro de trabao
Control + V Pega el contenido del portapapeles
Control + X Corta las celdas seleccionadas
Control + Y Rehacer acción deshecha
Control + Z Deshacer acción
Control + 1 Cuadro de diálogo «Formato de celdas»
Control + 2 Pon o quita el formato negrita en el texto seleccionado
Control + 3 Pon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado
Control + 4 Pon o quita el formato subrayado en el texto seleccionado
Control + 5 Pon o quita el formato tachado en el texto seleccionado
Control + 6 Oculta o muestra objetos en una hoja
Control + 8 Muestra los símbolos de esquema de la hoja
Control + 9 Oculta las filas seleccionadas
Control + 0 Oculta las columnas seleccionadas
Mayúscula + F2 Añade comentario en la celda
Mayúscula + F3 Cuadro de diálogo «Insertar función». Además, al editar fórmulas muestra el cuadro de diálogo «Argumentos de función»
Mayúscula + F4 «Buscar siguiente» cuando realizas una búsqueda
Mayúscula + F5 Cuadro de diálogo «Buscar»
Mayúscula + F6 Muévete entre la hoja, las opciones, la barra de estado y el panel de tareas
Mayúscula + F7 Panel de tareas «Referencia»
Mayúscula + F8 Agrega una celda o un rango de celdas a tu selección con las teclas de dirección
Mayúscula + F9 Calcula todas las fórmulas de tu hoja activa
Mayúscula + F10 Muestra el menú contextual de un elemento seleccionado
Mayúscula + F11 Inserta una hoja de cálculo nueva
Mayúscula + F12 Cuadro de diálogo «Guardar cómo»
Alt + F1 Crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual
Alt + F2 Cuadro de diálogo «Guardar cómo»
Alt + F4 Cierra Excel
Alt + F8 Cuadro de diálogo «Macro»
Alt + F10 Panel «Selección y visibilidad»
Alt + F11 Abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones
Control + F1 Muestra u oculta las opciones
Control + F2 Cuadro de diálogo «Imprimir»
Control + F3 Administrador de nombres
Control + F4 Cierra el libro
Control + F5 Restaura el tamaño del libro
Control + F6 Moverse al siguiente libro
Control + F7 Mueve la ventana del libro
Control + F8 Cambia el tamaño de la ventana del libro
Control + F9 Minimiza el libro
Control + F10 Maximiza un libro minimizado
Control + F11 Crea una hoja de Macros
Control + F12 Cuadro de diálogo «Abrir»
Control + Mayúsculas + F3 Cuadro de diálogo «Crear nombres a partir de selección»
Control + Mayúsculas + F6 Ir a libro anterior que tengas abierto
Control + Mayúsculas + F10 Ve a barra de menús
Control + Mayúsculas + F12 Cuadro de diálogo «Imprimir»
Control + Mayúsculas + F Abre el menú «Formato de Celdas» en la pestaña «Fuentes»
Control + Mayúsculas + L Activa y desactiva filtros en un rango
Control + Mayúsculas + O Selecciona las celdas que tengan comentarios
Control + Mayúsculas + U Amplía la barra de fórmulas
Control + Mayúsculas + Entrar Ingresa una fórmula como una fórmula matricial
Control + Mayúsculas + Inicio Amplía la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo
Control + Mayúsculas + Fin Extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo
Control + Mayúsculas +AvPág Selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro
Control + Mayúsculas + RePág Selecciona la hoja actual y la anterior de un libro
Control + Mayúsculas + Tecla de dirección Extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa
Control + Mayúsculas + Espacio Seleccionar toda la hoja de cálculo
Control + Mayúsculas + ( Muestra las filas ocultas en el rango seleccionado
Control + Mayúsculas + ) Muestra las columnas ocultas en el rango seleccionado
Control + Mayúsculas + ! Aplica el formato Número con dos decimales
Control + Mayúsculas + # Aplica el formato Fecha con el día, mes y año
Control + Mayúsculas + $ Aplica el formato Moneda con dos decimales
Control + Mayúsculas + % Aplica el formato Porcentaje sin decimales
Control + Mayúsculas + / Aplica el formato de Notación Científica
Control + Mayúsculas + : Aplica el formato Hora
Control + Mayúsculas + & Aplica un borde a la celda activa
Control + Mayúsculas + » Copia el contenido de la celda superior
Control + Mayúsculas + Signo menos (-) Borra los bordes de la celda
Control + Mayúsculas + Signo más (+) Cuadro de diálogo «Insertar» para insertar celdas en blanco
Alt + AvPág Muévete una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo
Alt + RePág Muévete una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo
Control + . Ve a la siguiente esquina de un rango seleccionado
Control + AvPág Ve a la siguiente hoja de un libro
Control + RePág Ve a la hoja anterior de un libro
Control + Inicio Ve al inicio de una hoja de cálculo
Control + Fin Ve a la última celda de una hoja de cálculo
Control + Retroceso Muestra la celda activa
Control + Tabulador Ve al siguiente libro abierto
Control + Teclas de dirección Ve hasta el extremo del área de datos actual en una hoja de cálculo
Mayúscula + Espacio Selecciona la fila actual
Control + Espacio Selecciona la columna actual
Mayúscula + Inicio Extiende la selección hasta el inicio de la fila
Mayúscula + AvPág Extiende la selección hacia abajo
Mayúscula + RePág Extiende la selección hacia arriba
Mayúscula + Teclas de dirección Extiende la selección una celda hacia arriba, abajo izquierda o derecha
Control + Mayúscula + Teclas de dirección Extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa
Control + Mayúscula + Inicio Extiende la selección de celdas hasta la primera celda usada de la hoja de cálculo
Control + Mayúscula + Fin Extiende la selección de celdas hasta la última celda usada de la hoja de cálculo
Control + Mayúscula + * Selecciona el área actual alrededor de la celda activa
Alt + = Inserta autosuma
Alt + Abajo Abre una lista de validación de datos
Alt + Entrar Inserta un salto de línea dentro de una celda
Control + , Inserta la fecha actual
Control + : Inserta la hora actual
Control + » Copia el valor de la celda de arriba
Control + ’ Copia la fórmula de la celda de arriba
Control + Entrar Rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual
Control + Suprimir Borra el texto hasta el final de la línea
Control + Alt + K Inserta un hipervínculo
Mayúscula + Entrar Completa la entrada de la celda y ve a la celda superior
Entrar Completa la entrada de la celda y ve a la celda inferior
Mayúscula + Tabulador Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la izquierda
Tabulador Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la derecha
Alt + Espacio Menú de control de la ventana de Excel
Alt + ’ Cuadro de diálogo «Estilo»
Alt + Control + Izquierda Muévete hacia la izquierda entre las celdas no adyacentes
Alt + Control + Derecha Muévete hacia la derecha entre las celdas no adyacentes
Control + Signo menos (-) Cuadro de diálogo «Eliminar celdas»
Control + Signo más (+) Cuadro de diálogo «Insertar celdas»
Control + Alt + V Cuadro de diálogo «Pegado Especial»


La noticia

Microsoft Excel: 21 funciones, trucos y consejos para exprimir al máximo la app de hojas de cálculo

fue publicada originalmente en

Xataka

por
Iván Ramírez

.

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